Slik håndterer du utrygge ansatte.






Mange ledere opplever ansatte som både er og fremstår som, utrygge. Dette kan være utrygghet som kommer av både personlig og faglig manglende selvtillit eller usikkerhet. Felles for alle utrygge medarbeidere en leder må omgås eller håndtere er at de fort kan oppfattes av ledere og kolleger som både vanskelige å samarbeide med, rigide eller rett og slett utfordrende.


Typiske utsagt fra medarbeidere som er utrygge kan være:

1.     « Dette går aldri bra!» De er alltid kritiske til nye ideer, rutiner eller forslag til endringer fra ledere og kolleger. En usikker medarbeider ser fort feil ved endringsforslag, er rask med kritikk, og opplever nye ideer som kritikk av eget arbeid. Alt nytt gjør at de med en gang kjenner seg mer utrygg. Forslag til endringer som kommer fra andre enn dem selv gjør at de umiddelbart får en opplevelse av å mangle kontroll, spesielt over eget arbeid, fag og fremtid.

2.     «Jeg synes dere er alt for mye på møter!» Den utrygge medarbeideren liker spesielt ikke når kolleger eller ledere snakker mye med kolleger på andre avdelinger:  En utrygg medarbeider kan fort bli usikker når «mine» snakker med «andre», og blir redd for at «de andre» er bedre, morsommere, flinkere eller kanskje mer spennende å jobbe med enn dem selv. Dette kommer til utrykk i setninger som «jeg synes du skal konsentrere deg om jobben her i stedet for å virre rundt alle steder».
3.     «De bare fjaser og ler!» Den utrygge medarbeideren kan også bli stresset av at kolleger har det gøy på jobben. Når de ler, smiler eller spøker med hverandre i tilfeldig passiar i hverdagen oppleves det mer som støy og ubehag enn som en felles glede over et godt arbeidsmiljø. Usikre ansatte føler de mister kontroll når kolleger har det gøy og ler sammen. Den usikre forstår ikke hva som skjer og ser ikke dette som en naturlig del av godt sosialt samspill eller som et tegn på trivsel blant kollegene. «Hvorfor jobber de ikke?» « (NB! Vi snakker ikke her om sosial utestengelse, men om å observere tilfeldige glade episoder mellom ulike ansatte der man noen ganger er inkludert, men andre ganger bare observerer).

4.     «For en smisking!» Når en kollega får tilbakemelding fra en ekstra fornøyd kunde, og lederen eller kolleger gir ekstra ros og oppmerksomhet om det som har skjedd kan en usikker kollega bli gretten og gi uttrykk for å ikke ha så mye til overs for denne formen for oppmerksomhet. Det blir lett å omtale slike episoder som «selvskryt», «smisking» basert på «tilfeldigheter». Medarbeideren blir usikker på egne evner når en kollega får gode tilbakemeldinger, uten at de forstår hvordan de kunne fått til det samme selv.

5.     «På kurs nå igjen!» Kolleger som søker å utvikle seg selv gjennom kurs og videreutdanning blir også truende for usikre medarbeidere. Trygge ansatte ser det som positivt at kolleger ønsker å utvikle seg selv og tilegne seg helt ny kunnskap. Usikre kolleger ser derimot på andres kompetanseløft utelukkende som en trussel mot dem selv. Andres utvikling og ny kunnskap er en trussel mot tingenes tilstand og orden slik det er i dag, og kan i tillegg sette medarbeideren som ikke har tatt etterutdanning i et dårlig lys. 
6.     «Er det ingen regler som gjelder lenger nå da?» Utryggheten er for stor til å være fleksibel. En usikker kollega ønsker å følger regler og normer ganske slavisk. Improvisasjon og tilpasning stresser dem. En trygg medarbeider derimot, vet at regler er situasjonsavhengige, og vil å gjøre unntak når det er nødvendig uten å føle på at «alle» regler nå er oppløste.
7.     «Sjefen er jo aldri her!» Usikre medarbeider blir fort stresset hvis de ikke har oversikten over hvor lederen til enhver tid er. De vil stadig etterspørre lederen, og gjerne sjekke møteplanen eller den åpne timeplanen til lederen svært ofte. Har de ikke kontroll på hvor lederen er, eller hva hun holder på med, blir de fort svært utrygge og er ikke fremmed for å antyde at lederen ikke gjør jobben sin.

8.     «Er jeg ikke god nok lenger jeg da?» Usikre ansatte blir redde når de tilegne seg ny kunnskap. De tror kurset eller utdanningen er et tegn på egen svakhet og at ledelsen ikke er fornøyd med den jobben de gjør i dag. Å måtte lære noe nytt kan i tillegg være et varsel om at det i fremtiden kan komme både nye arbeidsoppgaver og at man kan miste de man har i dag. Utrygge medarbeidere forstår ikke at kompetanseutvikling og endring av arbeidsoppgaver er et premiss for alle virksomheter og ansatte for å kunne følge med i tiden, men opplever forslag eller pålegg om kompetanseøkning som en personlig kritikk.


Lav selvtillit går ut over motivasjon, samarbeid og prestasjon. Men hvordan skal du som leder gripe inn når du ser at noen sliter så mye med selvtilliten av det går ut over prestasjoner og samarbeid?


Usikre ansatte er ekstremt opptatt av hvordan de blir oppfattet av andre. De kan derfor  være vanskelige å evaluere, veilede og utvikle. De er mer opptatt av hvordan de oppleves og fremstår for andre enn det å forholde seg til sin egen kompetanse, samarbeidsevne eller produksjon. Utryggheten krever at de må mobilisere både sterke fortregningssprosesser og benektning av realitetene i arbeidsforholdet. Frykten for å fremstå som svak eller dum overskygger alt og gjør og behovet for å forsvare dagens status blir stort. Manglende tro på egne prestasjoner blir til manglende fremtidstro. Effekten blir at medarbeideren blir hengende etter eller over tid kan bli utstøtt av arbeidsfellesskapet, noe som øker sårbarheten og utryggheten ytterligere.


Har du utfordringer knyttet til usikre medarbeidere er det viktig at du som leder er klok i din tilnærming. Du må tenke at det tar tid å bygge tillit og enda lengre tid å bygge selvtillit. Her er det ingen quick-fix.

Her er noen råd om hva du kan gjøre:


1)    Hvis den ansattes usikkerhet har blitt et problem, må du som leder først gjøre den ansatte trygg på deg som leder og person. Medarbeideren må ha tillit til at du vil vel med dine tilnærminger. Som leder er du den «den sterke part» og «den viktige personen». Du må du aldri si til din usikre medarbeider at « jeg tror du er svært utrygg, egentlig». Start heller gjerne med å dele små episoder og hverdagshistorier om deg selv. Å bli kjent med deg som person kan være første skritt til å gjøre medarbeideren tryggere.

2)    Når den personlige tilliten mellom dere har blitt litt bedre, kan du forsøke å illustrere behovet for endring og utvikling med praktiske eksempler på hva som er et problem for både for medarbeideren og deg selv på jobben. Inviter til å finne felles løsninger. Begynn med det lille i hverdagen. Så kan dere adressere de større tingene etterhvert.



3)    Som leder må du de neste månedene sette av litt tid til samtaler og oppmerksomhet. Dette vil være med på å styrke selvtilliten og øke tryggheten som skal til for å ta tak i de utfordringene medarbeideren har. Gjennom systematiske samtaler og møter der du som leder viser interesse og opptrer støttende, vil tryggheten i relasjonen mellom dere gradvis bygge opp selvtilliten, og med selvtillit kommer også muligheten til å høre på andre. Husk at du som leder er en betydningsfull ressurs for den usikre medarbeideren. Mye kan løses bare med å gi av din tid og oppmerksomhet. Lag deg rutiner for samtaler og tilbakemeldinger over et tidsrom. 


4)    For å hjelpe den usikre medarbeideren til å bli mer selvgående etterhvert, er det også viktig å gi tydelige og praktiske tilbakemeldinger. «Bra» og «dårlig» er ikke konstruktive tilbakemeldinger for en usikker medarbeider. Du må være helt konkret på hva du mener er bra, uten at du «evaluerer» det som er gjort. Fortell helt kontkret hva du likte at medarbeideren gjorde. Det som ikke er bra håndterer du på samme måte, ved å  konkretisere og i samtale finne frem til helt konkrete anvisninger på hvordan saken alternativt kan løses, hele tiden uten at du som leder evaluerer. Den usikre medarbeideren evaluerer uansett seg selv mye strengere enn du som leder ville gjort. Din jobb er heller å gjøre en refleksjon rundt de mange alternative handlingsvalg som kunne vært gjort i situasjonen medarbeideren var i.

               Til slutt.

Det kan være til stor hjelp å kontakte HR- avdelingen eller en ekstern konsulent når du bestemmer deg for å ta tak i utfordringene usikre medarbeidere skaper. Som leder kan det være belastende å forholde seg til medmennesker som er svært utrygge, og som har vært det over tid. Husk at du trenger en samtalepartner, veileder eller bare støtte underveis.


Kontakt:

Mobil: 41 28 35 34